Vacature Hoofd Interne Bedrijfsvoering

De Brabantse Milieufederatie (BMF) is per direct op zoek naar een Hoofd Interne Bedrijfsvoering. Als Hoofd Interne Bedrijfsvoering bent je de spin in het web van de interne organisatie: je draagt zorg voor het welzijn van de medewerkers en bent verantwoordelijk voor de personele- financiële- en projectadministratie en de administratieve processen binnen de BMF. Doordat jij zorgt dat de interne bedrijfsprocessen op rolletjes lopen, kunnen jouw collega’s zich volledig richten op het beschermen van de natuur en het milieu in Brabant.

Het Hoofd Interne Bedrijfsvoering is een nieuwe functie binnen de BMF, bedoeld om de interne bedrijfsvoering van de BMF te versterken. De directeur-bestuurder is eindverantwoordelijk en jouw leidinggevende, de Raad van Toezicht houdt toezicht op de totale organisatie.

Over de BMF

Stichting Brabantse Milieufederatie is een organisatie met 11 medewerkers, versterkt met een vaste vrijwilliger, stagiaires en/of jongeren die een maatschappelijke dienstplicht vervullen. We zetten ons al meer dan 50 jaar in voor een schoon milieu, een vitale en rijke natuur, een gevarieerd landschap en een duurzame economie. Nu en straks. Een duurzaam Brabant van en voor alle Brabanders!

Dat doen we samen met onze 116 aangesloten organisaties: dit zijn allemaal lokale natuur- en milieuverenigingen. De BMF maakt deel uit van de landelijke Natuur en Milieufederaties; een organisatie bestaande uit 12 provinciale federaties en een koepelorganisatie in Utrecht.

Wat breng jij mee?

• Je bent ervaren op het gebied van HR én financiën, werkt graag samen met professionals en wil een bijdrage leveren aan het vergroten van de financiële stabiliteit van de stichting en het verder professionaliseren van de organisatie.
• De administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) en planning-en-control (P&C) cyclus zijn bij jou in goede handen. Je overziet alle aspecten van de interne bedrijfsvoering en zet je graag in om die goed te laten verlopen.
• Je vindt het leuk om dingen te regelen, van het coördineren van het proces om te komen tot een jaarplan en begroting, tot facilitaire zaken en het regelen van kerstcadeautjes voor de medewerkers.
• Je werkt graag voor een maatschappelijke organisatie die zich inzet voor een duurzamere wereld.

Wat ga je doen?

• Je geeft leiding aan alle medewerkers en draagt zorg voor hun welzijn, bijvoorbeeld met maandelijkse één-op-één gesprekken en door ze te ondersteunen bij persoonlijke ontwikkelvragen. Ook zorg je ervoor dat de personele administratie en bijbehorende dossiers goed in orde zijn.
• Je bent verantwoordelijk voor alle aspecten van de interne bedrijfsvoering binnen de BMF. Dit varieert van de financiële gezondheid van de organisatie tot het regelen van zaken met betrekking tot ICT en de huisvesting.
• Je bent de contactpersoon voor alle leveranciers van de BMF en de verhuurder van het kantoorpand.
• Je gaat aan de slag met het opstellen van een nieuwe meerjarenstrategie. Dit doe je samen met het team, onze aangesloten organisaties, Raad van Toezicht en onze vaste samenwerkingspartners.
• Je bent de contactpersoon voor de externe controller, accountant en de administrateur van de koepel van Natuur en Milieufederaties. Samen met hen zorg je voor juiste en tijdige financiële verslaglegging.

• Benieuwd hoe een dag voor het Hoofd Interne Bedrijfsvoering eruit kan zien? Lees hier verder.
  Je start de week op ons kantoor in Tilburg met een weekstart, samen met alle collega’s. Daarna log je in voor het digitale administrateursoverleg met de financiële medewerkers van alle federaties en de koepelorganisatie. Samen bespreken jullie actuele zaken die betrekking hebben op de financiële administratie. Na dit overleg heb je een maandelijks voortgangsoverleg met een collega. Het volgende gesprek is met een collega die bezig is met re-integreren in de eigen functie. Jullie bespreken het huidige werkpakket in relatie tot de belastbaarheid. Dit verwerk je in het plan van aanpak voor de arbodienst.

  Na een gezamenlijke lunchpauze met collega’s staat het wekelijkse overleg met de secretariaatsmedewerker en de directeur-bestuurder op de agenda. Jullie bespreken kort de bijzonderheden van die week. Een Transitieadviseur heeft je om hulp gevraagd bij het opstellen van een projectbegroting. Daar maak je natuurlijk tijd voor. Bij het opstellen van de maandelijkse urenrapportage heb je gezien dat de realisatie van uren bij een bepaald project achterblijven. Je besluit bij de Transitieadviseur (die de rol van projectleider heeft) navraag te doen over mogelijke oorzaken.

  Daarna heb je tijd om binnengekomen facturen te beoordelen. Tot slot beoordeel je de urenstaten, verlofaanvragen en declaraties die medewerkers afgelopen week hebben ingediend. Dan zit jouw werkdag er op en ga je hopelijk met een voldaan gevoel naar huis.

  Morgenavond staat een bespreking met de Raad van Toezicht (RvT) gepland. De leden worden dan gevraagd om de jaarrekening goed te keuren. Een week eerder heb je die jaarrekening voorbesproken met de Auditcommissie. De bevindingen uit de accountantscontrole zullen ook op de RvT-agenda staan; de accountant sluit daarvoor bij de vergadering aan. Die punten heb je vooraf besproken met de accountant en de directeur-bestuurder, na afloop van de jaarlijkse accountantscontrole. Dankzij deze goede voorbereiding kun je morgenochtend gerust later starten met je werkdag.

Wat bieden we je?

• Een gezellige werkomgeving met 11 gedreven collega’s die zich inzetten voor natuur en milieu in Brabant. Het kantoor van de BMF is gevestigd in het centrum van Tilburg op loopafstand van het station.
• Een contract voor 24 uur per week.
• Schaal 11 volgens de Cao provincies.
• Arbeidsvoorwaarden die passen bij de aard van de organisatie.

Interesse?

Neem contact op met Femke Dingemans voor meer informatie (tel. 013-535 6225). Wil je direct solliciteren voor de vacature Hoofd Interne Bedrijfsvoering? Mail dan uiterlijk 6 oktober je CV en motivatiebrief ter attentie van Femke Dingemans naar bmf@brabantsemilieufederatie.nl. Je ontvangt voor 12 oktober een reactie. Bij interesse nodigen we je uit voor een eerste kennismaking op 16 oktober.